基于“以人为本”理论下高职院校学生档案管理

摘要：高职院校学生档案是学生在校学习实践活动中形成的记述及反映其个人成长经历、表现、以其个人为归档单元整理、保管、以备查考的信息载体。高职院校学生档案管理目前存在着一些问题。本文从分析高职院校学生档案管理的特殊性出发，就学生档案管理中存在的问题，结合“以人为本”理论，提出了解决的方法、途径，希冀为高职院校学生档案管理工作提供切实可行的借鉴。

关键词：“以人为本”，高职院校，学生档案，管理

目前，许多高职院校对于学生档案管理工作重视度低，工作内容、程序简单，档案传递不规范，毕业生弃档现象严重等问题越来越突出。它与当前高职院校管理体制的变革、社会对高职人才的要求不相适应在新形势下，结合“以人为本”理论研究高职学生档案的科学化、规范化管理，使学生档案管理工作与时俱进、加速发展，更好为学生工作和高职院校发展服务，具有十分重要意义。

一、“以人为本”的内涵

在中国，“以人为本”某种程度上可以回溯到儒家德治思想中的民本精神和儒家以自身力量来完成自我实现的人本主义特征的传统文化。不同于西方以抽象人性为核心的人本主义和中国古代以整体主义替代个体的民本思想，本文所指的“以人为本”，是以生产资料公有制的经济保障和人民主权的政治保障为前提的。具体说来，就是指社会的一切发展既依赖人的发展，又为了人的发展，人既是发展的目的，又是发展的手段。“以人为本”的实质是指人类的一切活动都要以人的生存、安全、自尊、发展、享受等需要为出发点和归宿点。人既是从事一切活动的手段又是目的，不能只把人当手段而忽视、否认人是目的这一根本问题，离开人是目的的根本性问题，一切活动都将失去意义，抑或都将置自己于不人道的野蛮境地。

二、高职院校学生档案的特点

（一）多样性

高职院校的生源主要有三类，即普高、五年一贯制、中专学生，他们入学时渠道多样，学业程度参差不齐，诸多的差异决定了高职院校学生档案的多样性。

（二）应用性

高职院校主要培养技能型、应用型的一线工作人员，这就决定了其学生档案除了记载学生在校期间的学习情况、成绩材料以及党团材料外有着自身的应用性的特征，如众多的技能鉴定材料、技能比武材料、社会实践活动材料等。

（三）滞留性

高职生由于进入私企和自谋职业的较多，对于档案不够重视，不少学生毕业离校后就不知去向，高职院校档案管理部门因此积存了大量的“死档”。滞留的档案越来越多，给档案管理部门造成了很大的压力。

三、目前高职院校学生档案管理的现状

（一）学生档案内容单一、材料粗糙——导致档案利用率降低

学院档案室是一个档案信息的收集与传播机构，其工作目的是将档案提供给大家使用，并实现档案信息的价值。而学生档案从大学生入学到毕业，档案材料从学生入学直到毕业几乎很少被利用过，只有在毕业生择业时，才被用人单位调阅，丰富的档案资源被搁置，没能发挥更多的作用。

（二）档案意识不强——导致档案流失，弃档现象严重

在整体社会转型的背景下，高职院校学生的就业观、择业观出现了务实的趋向，就业领域日益扩展到了社会的方方面面。高职院校的毕业生因其专业知识扎实、操作技能强、适应岗位较快等原因，进入私人企业、民营企业、外资企业等公司的越来越多。但此类企业往往重使用，轻培养，对学生档案、人事关系重视不够，意识不强。这就客观上造成了毕业生档案流失的现象，形成了档案可有可无的观念。

（三）管理员缺乏岗前培训——导致档案管理模式陈旧落后

目前，许多高职院校的学生档案管理员多数是兼职，本身对档案工作不够重视，加之人事制度的变革，人员流动频繁，新人多，无工作经验，而相应的岗前培训却未予安排，他们平时疲于应付日常事物，根本无暇顾及现代化管理手段的运用，使得学生档案的管理基本上还处于传统、原始、手工操作的实体管理模式阶段，无法实现学生档案材料的信息化，不能适应飞速发展的信息时代的要求。

四、基于“以人为本”理论下高职院校学生档案管理

（一）建立“以人为本”的管理制度，培养优秀的档案管理人员

高职院校档案管理者是档案工作中最重要的资源，档案事业的发展关键是档案人才的培养。因此，领导者要树立以人为本的领导意识，尊重、理解、信任每一位高职院校档案管理者，建立一套以人为本的人才管理制度，营造有利于人才成长的环境；建立有效的人才激励机制，最大限度地发挥每一位高职院校档案管理者的积极性和创造性；加强档案人员的业务培训，增加学习交流机会，构建学习型档案馆；改善高职院校档案管理者的工作环境，关心他们的工作、生活情况，及时解决实际困难等。

（二）高职院校档案管理者要牢固树立“以人为本”的观念

现代档案工作分工越来越细，单靠个人的力量是难以完成质量高、信息量大、资料全服务好的要求的，这就要求高职院校档案管理者之间积极协作，发挥团队精神，牢固树立“以人为本”的观念，注重发挥人的潜力，彼此尊重、互相学习，构建和谐、融洽的人际关系。工作经验丰富的骨干无私地将自己的宝贵经验传授给年轻供合理化建议，做好传帮带工作，帮助他们通过努力学习和实践把自己的愿望和工作紧密结合起来，立足档案工作，耐得寂寞潜心钻研，岗位成才。

（三）加强宣传力度，增强师生档案意识

学生档案的内容，较大一部分由学生本人填写。所以说，学生档案的形成者主要是学生本人。其次，各系、处室领导、任课老师、班主任、教务人员等也在填写学生档案。他们也是学生档案的形成者。他们对学生档案的认识与重视程度，就是档案意识的深度。档案形成者档案意识的深度，决定着档案内在和外在的质量——案卷内容的真实可靠性、载体纸张的质量、规格、书写字迹的标准等。所以，对学生要加强教育。对其他档案形成人员，要提请他们注意，使他们对学生档案工作有较深的理解和认识，加强对学生档案的重视程度，以提高档案意识。

（四）引导毕业生选择适当的方式保管档案

针对毕业生档案意识薄弱的情况，高职院校一方面要加大毕业生档案重要性的宣传力度，提高他们的档案意识，另一方面要引导学生选择适当的方式妥善保管自己的档案。

（五）利用信息技术，实现管理的科学化、现代化

随着电子信息技术的高速发展，档案管理由传统的纸质载体拓展到现代电子载体，档案管理网络化、信息化已势在必行。自实行网上招生后，考生档案电子化已成为现实，但内容不够完整，其表现的也是学生最为基本的信息，如考生报名表、体检表、高考成绩和志愿等内容。今后，高职院校可在此基础上开发新的学生档案管理软件，可将档案内容通过多媒体设备（电子扫描仪或数码相机）进行数字化处理，实现纸质档案向全文本电子档案的转变。针对电子文档容易修改，使档案信息的原始性难于保障的问题，在具备系列完善的规章制度保障的前提下，需要既懂得档案管理的专业知识、又掌握网络技术维护的高素质的档案管理人员，做好档案的管理工作，确保学生档案的原始性、真实性和完整性，更好地为社会服务。

五、结论

档案建设要“以人为本”，高职院校不仅要教书育人，还要管理育人、服务育人，以档育人就是管理育人、服务育人的重要内容，只有真正认识到档案工作“以人为本”，在提供档案服务的同时，为培养全面发展的人才服务，档案工作在高职院校才能发挥更大更好的作用，也才能推动档案工作自身的发展。

参考文献：

1从以人为本看学生档案管理工作创新 李林悦 云南档案 2008/09

2 略论以人为本与高校学生档案管理 王燕 中国西部科技 2007/04

3高职院校学生档案管理中存在的问题及对策研究 王晓丽 南通航运职业技术学院学报 2008/03